Günümüz dünyasında insanların yokluğundan en çok şikayet ettiği şey olan zaman, yönetmeye ihtiyaç duyduğumuz bir kavram.
Zaman kavramından bahsettiğimizde iki türlü zaman olgusuyla karşılaşırız. Birincisi gerçek yani ölçülebilen zamandır ki aslında fizik, biyoloji ve felsefe gibi bilimler bunun da ne kadar gerçek olduğu üzerine çalışmalarını sürdürmekte.
İkinci tür zaman ise bizlerin öznel olarak algıladığı zamandır. Yaşamımızın akışta olduğu, odaklandığımız, keyif aldığımız işleri yaparken zamanın nasıl geçtiğini anlamayız.
Oysa geçen süre ölçülebilir bir zamandır.
Öte yandan bazen de zaman geçmek bilmez. Sabırsızlanırız, üzülürüz veya heyecanlanırız ama yine de sanki zaman olmasını beklediğimiz şey gerçekleşene kadar zaman geçmek bilmez.
TUZAKLARDAN KAÇINMAK
Pek çoğumuz, en az bir kez “24 saat yetmiyor bana” veya “spora başlamayı çok istiyorum ama zamanım yok” gibi cümleler kurmuş ve yeterince zamanımızın olmamasından şikayet etmişizdir. Harcadığımız onca zamana baktığımızda da hala tamamlanmamış işleri, gitmeye fırsatımızın olmadığı seyahatleri, görüşemediğimiz arkadaşlarımızı ve hala tamamlanmayı bekleyen raporları görürüz. Bu durumda, önümüzdeki zamanlarda yapmayı ümit edip, yine aynı kısır döngünün içine düşmemiz kaçınılmazdır.
Ne yapalım da elimizde olan 24×60 dakikayı en etkili ve verimli şekilde kullanalım? Ünlü İtalyan ekonomisti Vilfredo Pareto’ya göre; sonuçların yüzde sekseni, ona yol açan nedenlerin yüzde yirmisi tarafından oluşturulur. 80-20 kuralı şeklinde bilinen bu görüşten yola çıkarsak, sorumuzun cevabını bulmak daha kolay olacaktır.
Zamansızlıktan elde ettiğimiz kaygı, hayal kırıklığı ve aksamalar elde ettiğimiz birer sonuç ise, bu sonuçlara sebep olan %20’yi bulmak bizi çözüme yaklaştırabilir.
PLAN YAPIN
Son zamanlarda önemli bir değişim görülse de, Türk iş kültüründe hala “Bir başlayalım da sonrasını o zaman düşünürüz” şeklinde bir yaklaşım vardır. Bu ve benzer cümleler, plansızlık tuzağına düştüğümüzün somut kanıtıdır. Bu tuzağa düşmekten kurtulmak için programınızı detaylı bir şekilde planlamanız yararlı olacaktır. Ayrıca uzmanlar da, bu planlamayı aklımızda tutmak yerine yazarak yapmanın önemine dikkat çekmektedir.
ÖNCELİKLENDİRİN
Düşülen ikinci tuzak ise önceliklerimizi sıralamamaktan geçiyor. Kısa vadede ve uzun vadede yapmamız gereken işleri planlarken ve özellikle de gün içinde beklenmedik olaylarla veya çeşitli sebeplerden programda aksayan bazı durumlardan dolayı engeller yaşayabiliriz. Bu durumda işlerimizi önceliklendirmemiz, hem odaklanmamızı hem de işlerimizin kalitesini olumlu yönde etkiler. O zaman kendimize soracağımız ilk soru şu; “elimizdeki zaman diliminde en önemli iş hangisi?”.
ERTELEMEKTEN VAZGEÇİN
Üçüncü en önemli zaman tuzağı ise ertelemektir. Zor gelen, uzun süreceğini bildiğimiz, çeşitli nedenlerden dolayı yapmak zorunda olduğumuz halde bir türlü başlamaktan kaçındığımız işler olabilir. Bunun için 1980’lerde Francesca Cirillo’nun ortaya koyduğu Pomodoro Metodu’nu kullanabilirsiniz. Araştırmalar, insan beyninin tek bir göreve odaklandığında gösterdiği performansın, aynı anda verilen çoklu görevlerde gösterdiğinden daha yüksek olduğunu ifade ediyor.
Dolayısıyla başlangıçta yalnızca o zaman diliminde yapacağınız belirli bir iş için ayıracağınız bir 25 dakika planlayabilirsiniz. İlk 25 dakikanın ardından 5 dakikalık bir mola verip ardından yine bir 25 dakika ile devam edebilirsiniz.
“HAYIR” DEYİN
“Hayır” diyememek, zaman yönetimi konusunda zorluk yaşama sebeplerinden bir diğeri. Biz meşgulken bizden yardım isteyen kişilere doğru yöntemle “hayır” diyebilmek çok önemli. Genellikle sosyal ve duygusal ilişkilerimizi sürdürmek için ricaları veya yardım isteklerini karşılamak isteriz. Bu isteğimiz, başkasına yardım ederken kendi önceliklerimizi ve zorunluluklarımızı ertelemek anlamına gelir ve sonuçta yine bitirilemeyen işler ardı ardına bizi bekler.
Oysa etkili iletişim bu konuda size nazik ve açık sözlü olmanın kapılarını açar. “Size bu konuda destek vermeyi çok isterim. Ne yazık ki bugün bitirmem gereken bazı önemli işlerim var ve beni anlayışla karşılayacağınızı umuyorum.” demek başlarda zor gelse de, kendi işinizi bitirdikten sonra kalabilecek zamanda, o kişiye, hala size ihtiyacı varsa yardım etmeyi önerecek zaman da bırakacaktır.
SÖZ VERİN
Parkinson yasası der ki; “İşler, yapılması mevcut bulunan zamanı dolduracak şekilde gelişirler”. Bu nedenle, bir işi planlarken son bitirme zamanını belirlemek, elimizde olan zaman diliminde işlerimizi bitirmek için belirleyici olabilir. Son bitirme veya teslim tarihine uymakta güçlük çekenler, o işle ilgili kişi veya kişilere bitirme zamanı konusunda bir söz vererek işlerini zamanında bitirme konusunda başarılı olabilirler.
SORUMLULUĞU PAYLAŞIN
“Kendi işini kendin yap” Özellikle yöneticilerin ama aslında annelerin dahi düştüğü bir hatadır. Başkalarına güvenmek ve üstesinden gelebilecekleri görevleri onlara bırakmak, bize o işten kalan zamanı değerlendirmek için alan açar. Ayrıca sorumluluk almak ve güvenildiğini görmek, sonucunda da başarmak görev verdiğimiz kişilere ve bu kişilerle ilişkilerimize olumlu etkiler bırakır.
DÜŞÜNÜN
“En meşgul kişiler, en iyi çalışanlardır”, yanlış bir yaklaşımdır. Kişilerin meşgul olmaları, verimli çalıştıkları anlamına gelmeyebilir. Google’ın çalışanlarına düşünmeleri ve yenilikçi fikirlerle gelebilmeleri için tesislerinde özel düşünme alanları kurduğunu biliyor muydunuz? Düşünmek de üretmektir ve ileride kaybedilebilecek pek çok zamandan değerlidir.
ODAĞINIZI DEĞİŞTİRİN
İşyerinde fazla mesai yapmak, eve iş götürmek, sosyal ilişkileri etkili bir şekilde sürdürememek, kendine zaman ayıramamak, işte tüm bu zaman tuzaklarının bir sonucudur. Sonuçta bedensel yorgunluk, motivasyon kaybı, stres ve hatta ilerleyen dönemlerde depresyona kadar kişiyi götürebilen etkilerden söz ediliyorsa, zamandan nasıl tasarruf edileceğine değil, elimizdeki zamanı nasıl doğru ve etkili kullanacağımıza odaklanmak daha mantıklı bir yaklaşım olacaktır.
———————————————————————————————————————————————
TIMING THE TIMELY TIMES
Time which people complain about its inadequacy in today’s world is a concept that requires management.
When it is mentioned, we come across with two types of the time concept. The first one is the real, measurable time which sciences such as physics, biology and philosophy still continue their research questioning its reality.
The second type of time is the one we perceive subjectively. We do not realize how time passes so quickly while we are in flow, doing things we are focused on and enjoy. However, the quantity of that period of time can be measured. On the other hand, sometimes time just does not flow. We become impatient, we get upset or excited but until what we expect to happen turn real, it seems as if it takes ages for that thing to happen.
AVOIDING TRAPS
Many of us have at least once said “24 hours is just not enough for me” or “I do want to take up sports but I do not have time” and complained about not having enough time. When we look back in time we still see a lot of uncompleted work, trips we did not have a chance to take, friends we haven’t been able to catch up with and reports still waiting to be completed. In this case, it is inevitable for us to fall into that vicious circle and hope to do these things sometime in the future.
What can we do so that we use the 24×60 minutes we have effectively and efficiently? According to the Italian economist Vilfredo Pareto, 80% of the results are made of 20% of the reasons that causes it. If we begin with this opinion, also known as the 80-20 rule, it will be much easier to find the answer to our question.
If the anxiety, disappointment and delays are results of not having time, identifying the 20% that causes these results will help us get close to the solution.
Make a Plan
There are traps that people fall into when it comes to managing time. Not having a plan is the leading one among other traps. Although there seems to be a considerable change recently, there is still such an approach among the Turkish working culture saying “let’s get started and then we will see about it”.
This sentence and similar expressions are concrete proofs that we are caught by the trap of not having made a plan. In order to avoid this trap it will be extremely beneficial to make a detailed plan of your schedule. Experts also highlight the importance of making this plan by actually writing instead of trying to keep in mind.
Prioritize
The second trap is the one we get caught because we do not prioritize. Although we prioritize, we may have some setbacks in the completion of our short or long term tasks due to some unexpected things or for some other reasons. In this case, prioritizing puts a positive impact on focusing on what we do and the quality of the work we produce. Then the first question that we should ask ourselves is; “what is the most important work to be done within the time we have?
Stop Postponing
The third most important trap of time is putting things off. There may be work we know that will take long; work we somehow avoid beginning for some reason although we know we have to. You may use the Pomodoro Method which Francesca Cirillo suggested in 1980s for this. Research shows that the performance of the brain when focused on one task at a time is higher than its performance on multi tasks.
Therefore, at the beginning, you may plan to spend 25 minutes, focusing on that particular task at that period of time. After the first 25 minutes, you may give a five minute break and move on with another 25 minutes.
Say “No”
Not being able to say “No” is another reason that causes difficulty in time management. It is of great importance to be able to say “no” to people who ask for our help while we are busy. We usually wish to meet the requests or demands for help in order to continue our social and emotional relationships. This wish of ours also means postponing our own priorities and obligations while helping another person and consequently, we still have uncompleted tasks waiting for us, one after another.
Yet, effective communication opens the doors of being polite and frank in this matter. Although saying “I really would love to help you out with this. Unfortunately, I have some important work to finish today and I will not be able to do what you are asking me to do for you. I hope you will understand.” seems difficult at the very beginning, it will spare you the probable time that you may offer helping that person if he still needs you.
Make a Promise
The Parkinson law says; “Work expands to fill the time available for its completion; the thing to be done swells in perceived importance and complexity in a direct ratio with the time to be spent in its completion.” Therefore, setting up a deadline may be determining to complete our work in that designated period of time. Those who have difficulty in catching up with deadlines may be successful by making a promise to the relevant person or people about the completion time of that task.
Share the Responsibility
“Do you own work yourself” is a common mistake that especially managers but in fact even mothers make. Trusting others and leaving the tasks that they are capable of completing to them creates space for us to spend the time spared from that task. In addition, taking responsibility and seeing that they are counted on and finally succeeding on the given task have positive impacts on these people and our relationship with them.
Think
“Those the busiest are the most successful ones” is a wrong approach. People who seem very busy may not mean that they work efficiently. Did you know that Google has set up special areas of thinking for its employees to think and come up with innovations in its premises? Thinking is also producing and it is more valuable than the time that may be lost in the future.
Change your Focus
Working overtime, taking work home, not being able to continue social relationships and having a “me time” are all the consequences of getting caught in these time traps. If undesired conditions such as physical exhaustion, loss of motivation, stress and even depression eventually occur, then it would be a more logical approach to focus on how we spend the time we have correctly and effectively rather than saving it.
